Построение отдела продаж: CRM-система для автоматизации продаж

Рано или поздно каждый руководитель приходит к необходимости построения эффективного отдела продаж. Если ваша компания динамично развивается, и продажи растут вверх, одного или двух менеджеров будет явно недостаточно, чтобы поддержать стабильность. В таком случае целесообразно организовать работу целого отдела продаж, структурируя и планируя деятельность каждого сотрудника. В этом случае может помочь внедрение amoCRM в отдел продаж.

Однако далеко не каждый директор рискнет перестроить свою компанию, поскольку этот процесс требует внимания, знаний и, конечно, финансовых затрат. Появляются вопросы: как проходит автоматизация продаж, как организовать работу подразделения с минимальными денежными вложениями, какие функции поручить руководителю, какую CRM для менеджера по продажам предпочесть и как выработать эффективную стратегию продаж?

Построение отдела продаж с нуля

Допустим, в компании уже есть мини-отдел по продажам: несколько менеджеров в штате. Они владеют ситуацией и знакомы со всеми ключевыми клиентами. Конечно, вы, как руководитель фирмы, можете поручить одному из этих специалистов создание нового отдела. Однако вскоре столкнетесь с тем, что все идеи по привлечению клиентов исчерпаны, а квалификации набранного персонала недостаточно. Поэтому «засучите рукава» и начните работу над созданием нового отдела продаж самостоятельно.

С самого начала выработайте правильную стратегию, подберите подходящую CRM-систему для отдела продаж и четко определите этапы создания эффективного отдела.

На этапе планирования необходимо решить следующие вопросы.

• Сформулировать цели создания отдела (ради чего будут трудиться специалисты данного подразделения).
• Разработать структуру отдела, определить его численность и подумать над вопросом поиска сотрудников.
• Проработать финансовую сторону вопроса: сколько вы готовы потратить на организацию отдела, на внедрение системы автоматизации продаж и платить специалистам.
• Составить регламент и описать все требования к работе отдела.
• Определить сроки сдачи подразделения и запуска его работы.
• Составить план по внедрению в отдел специальных сервисов по автоматизации работы.

Руководитель должен иметь четкое представление, каким должен быть отдел продаж, это касается и количества сотрудников, и эффективности их работы.

Примерные требования к будущему отделу продаж можно сформулировать примерно так.

• Работа между менеджерами распределена равномерно, каждый сотрудник работает эффективно и на результат.
• Составленный на неделю или месяц план продаж должен реализовываться в полном объеме.
• Обязательная отчетность и самоконтроль сотрудников, плюс контроль со стороны руководителя отдела продаж и генерального директора компании (для этого удобно внедрить автоматизированные сервисы CRM продаж).
• Все подразделения организации должны взаимодействовать и работать в комплексе, повышая продажи.
• Правильное распределение обязанностей внутри отдела и в компании в целом. Менеджер должен понимать, какую функцию выполняет он и какому специалисту поставить задачу по дальнейшему взаимодействию с клиентом.

Выбрать ответственного специалиста, который станет руководителем отдела — самый верный и эффективный вариант. В любом случае, должен быть человек, контролирующий сотрудников и составляющий план работы на месяц (год) вперед.

Поговорим о каждом из этапов организации отдела продаж подробнее, останавливаясь на нюансах.

Формирование структуры отдела продаж

Трехуровневая система отдела — наиболее эффективна и основана на уровнях взаимодействия с клиентами. Построение отдела продаж можно начать с разработки системы.

1. На первом уровне менеджер осуществляет поиск новых клиентов для компании. Специалист может задействовать все известные способы поиска и привлечения: сбор информации о конкурентах, поиск заказчика по оставленным на сайте данным (тех, кто прошел регистрацию или оставил свои данные). Количество сотрудников, работающих на первом вводном уровне, зависит от масштабов компании. Изначально можно выделить одного-двух менеджеров, которые будут заниматься поиском потенциальных заказчиков.
2. Второй уровень структуры отдела — привлечение, «превращение» потенциального заказчика в постоянного клиента. Сюда входит работа с «холодными» и «теплыми» звонками, мотивация к покупке или оформлению заказа. Задача менеджера — обработать поступившие от специалистов первого уровня данные, проработать план встречи и коммуникации с каждым клиентом. Это очень важный этап в работе всего отдела. Только от профессиональных навыков и мотивации продажника зависит результат. Поэтому на втором уровне должны работать квалифицированные менеджеры, нацеленные на получение положительного результата. Организация отдела продаж также осуществляется в CRM.
3. Третий уровень — менеджеры работают с уже «пришедшим», готовым к сделке лидом и постоянными клиентами. Специалисты второго уровня передают им информацию о заказе, а они грамотно распределяют работу между другими сотрудниками компании. Важно не упускать из виду постоянных клиентов: поддерживать с ними обратную связь, напоминать о себе и предлагать новые услуги или товары.

Работа по трехуровневой структуре является наиболее рациональной. Тогда менеджеру не придется тратить уйму времени на одного клиента и их число, естественно, возрастет. Заинтересованность в каждом заказчике будет продемонстрирована на всех этапах сотрудничества: от выгодного предложения до завершения сделки. На всех этапах нужно использовать специальную CRM для автоматизации продаж, что намного упростит работу сотрудников.

Этап финансовых расчетов и затрат на организацию отдела продаж

Как бы вам, как руководителю, не хотелось сэкономить бюджет, придется потратить определенную сумму, организуя новый отдел. Да и ежемесячные затраты также потребуют пересмотра бюджета.

Внесите в финансовый план организацию рабочих мест (столы, стулья, компьютеры, подключение к интернет, телефонию, установку специальных программ, возможное обучение персонала и др.). Каждый месяц вам придется оплачивать аренду офиса, выплачивать зарплату сотрудникам, платит за услуги интернет-провайдера, телефонные звонки и смс, и прочие повседневные траты.

От того, насколько эффективно будет работать ваша команда, зависит срок окупаемости затраченных средств. Некоторые фирмы включаются в активную работу сразу и оправдывают затраты уже через полгода. Другим потребуется до 5 лет, чтобы окупить затраченные средства. Многое зависит опять же от профессионализма менеджера и того, как настроена автоматизация отдела продаж, причем внедрение специальных crm позволит быстрее провести настройку работы отдела и автоматизация продаж пройдет «безболезненно».

Запомните, не готовый и не имеющий продавать специалист не сможет вывести компанию «в плюс». Поэтому тщательно подбирайте персонал.

Составление регламента отдела продаж

Регламентация рабочих процессов, установление единых правил и норм, по которым будет работать отдел — обязательный этап. Иначе рабочие будни превратиться в хаос, когда менеджер не будет понимать меру ответственности.

Составьте рабочий регламент, унифицируйте алгоритм поиска клиентов и работы с постоянными заказчиками. Постарайтесь затронуть все уровни структуры, закрепив:

• порядок работы с новыми клиентами;
• правила сотрудничества с постоянными клиентами;
• нормы, порядок и форма ведения клиентской базы;
• правила и разграничение ответственности каждого сотрудника отдела;
• указание периодов отчетности, прохождения обязательного обучения сервисам CRM для продаж и статистики.

С документально прописанными правилами и нормами должны быть ознакомлены все сотрудники и придерживаться их в работе.

Постарайтесь составить максимально полезные и применимые на практике правила, дополняйте и изменяйте их, согласовывая изменения с самими сотрудниками и начальниками отделов.

Поиск грамотного специалиста в отдел продаж

В зависимости от масштабов компании в штат потребуется от двух и более менеджеров по продажам. Однако найти стоящего специалиста сложно. Здесь можно порекомендовать искать менеджеров с опытом. Если в вашей фирме работает квалифицированный менеджер, озадачьте его проводить собеседование, в ходе которого можно выяснить, какими методами привлечения клиентов владеет потенциальный работник.

Минимальный опыт и желание работать — реальные критерии. Поскольку из правильного мотивированного специалиста можно вырастить достойного продажника. Регулярно отправляйте новый персонал на обучения, проводите тренинги, тесты и командные соревнования, в том числе и по внедрению amoCRM в отдел продаж.

Обязательно назначьте руководителя отдела. На эту должность лучше поставить опытного сотрудника, который работает у вас не первый год. Ему вы сможете доверять и узнавать максимум информации о работе отдела.

Внедрение автоматизированной CRM-системы для отдела продаж

Автоматизация бизнес-процесса касается, прежде всего, отдела продаж, поскольку CRM-системы позволяют упростить и улучшить работу с клиентами на любом уровне: начиная от сбора контактной информации и ее хранения до составления акта оплаты за сделку.

Удобной и понятной системой, позволяющей автоматизировать рабочие процессы продажников, является amoCRM — программа для сбора, обработки и хранения информации о клиентах. Дополнительный функционал сервиса позволит взаимодействовать с другими отделами компании, назначая ответственных специалистов за каждый последующий этап. Причем все это можно настроить в автоматическом режиме, расставив приоритеты и сроки выполнения задач.

amoCRM отличается понятным и простым интерфейсом, позволяющим сотрудникам не тратить уйму времени на обучение и адаптацию файлов. Максимальная скорость работы сервиса и дополнительный функционал позволяет настраивать не только базу данных, но и интегрировать телефонию. К примеру, когда поступает звонок от клиента, сервис автоматически находит его в базе данных, сохраняя время и дату звонка. Так менеджеру или руководителю будет легче отследить историю сделки или всего этапа сотрудничества.

Благодаря CRM-программам начальнику будет проще отслеживать эффективность работы всего отдела и каждого сотрудника по отдельности. Составление отчетов станет проще, поскольку данные будут автоматически сохраняться и отображаться в заданной форме.

Из функционала в CRM есть не только «База данных», но и «Обращения», «Календарь», «Отправка смс» или e-mail. Кроме того, специалист сможет интегрировать основные рабочие программы в AmoCRM, тем самым автоматизируя бизнес-процессы компании.

Организация отдела продаж с CRM-системой намного упроститься. Следуйте рекомендациям, постарайтесь отыскать действительно стоящих сотрудников и заинтересовать их работой в вашей компании. Только мотивированный и целеустремленный персонал сможет продать больше запланированного и стабильно приносить прибыль.

Функции CRM-системы для отдела продаж

CRM-система для отдела продаж и его построения с нуля должна помогать в выполнении следующих задач и обладать рядом возможностей:

• ведение и управление базой клиентов (постановка задач по проектам, возможность оставлять комментарии к задачам, сегментировать адреса и т.д.);
• свободный доступ в систему в любое время;
• настройки доступа для сотрудников, которые будут работать с системой, и часто это не только менеджеры по продажам;
• функция сбора статистики по эффективности работы каждого специалиста, отдела и компании в целом;
• интеграция с сайтом, системами аналитики, различными бизнес-приложениями и даже социальными сетями;
• возможность дорабатывать систему под свой отдел продаж;
• интеграция с сервисами для ведения рассылок;
• интеграция с системой IP-телефонии.